É cada vez mais claro que, mais do que contar com profissionais para buscar lucro, as empresas precisam motivá-los e se relacionar de forma qualificada com eles. Assim, é preciso estabelecer uma comunicação empresarial de valor.
Isso porque é a partir de uma comunicação efetiva que é possível criar e promover cultura, estimular o alinhamento, reforçar objetivos e elevar a sinergia, criando um melhor local para trabalho.
Com isso, as empresas, seus setores e a comunicação atuam como um organismo vivo composto de muitas partes e que devem trabalhar juntas para proporcionar melhores resultados ao negócio.
Afinal, como mencionado, é ela quem vai garantir que os colaboradores trabalhem juntos e para um mesmo propósito, compartilhando um ideal e estando alinhados com os objetivos da organização, sentindo-se parte dela.
Entenda o que é a comunicação empresarial
Na prática, a comunicação empresarial é todo processo comunicativo e de interação entre a empresa, seu público e grupo de stakeholders, obtendo ainda mais valor quando devidamente planejada.
Com isso, ela abrange os processos e canais para o contato interno e/ou externo.
Mais ainda, tendo como base essa importância e possibilidades, essa ferramenta pode (e deve) ser usada para transmitir informações, melhorar a imagem da marca, aumentar o engajamento do público e alcançar melhores resultados.
Já com a adesão de novas tecnologias, a comunicação empresarial pode ser facilitada, se transformando, expandindo e adquirindo novas formas.
Com isso, novos processos e plataformas comunicacionais podem ser agregadas para promover sistemas ainda mais qualificados de comunicação e, até mesmo, possibilitar ações de endomarketing, motivação e engajamento, por exemplo.
Para que se estabeleçam de forma ainda mais qualificada, o processo pode envolver a participação de diversos profissionais, como:
- Jornalistas;
- Especialistas em relações públicas;
- Gestores;
- Estrategistas corporativos.
Além disso, o conhecimento específico é essencial para uma boa comunicação empresarial.
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Desafios da comunicação empresarial
Apesar de muito importante, estabelecer uma boa comunicação empresarial nem sempre é tarefa fácil.
Isso ocorre porque a comunicação demanda um processo claro e estruturado, considerando que existem ruídos e barreiras que precisam ser ultrapassados para que a mensagem seja recebida adequadamente.
Esse comprometimento pode se dar a partir da mensagem, canal escolhido e até diferenças entre locutor e interlocutor. Dentre as principais barreiras estão:
Barreira semântica
As barreiras semânticas consistem em dificuldades de compreensão da mensagem entre pessoas ou grupos devido ao uso de uma linguagem e palavras desconhecidas.
Para deixar mais claro, imagine que um engenheiro converse com um estudante do ensino médio e use termos formais e específicos da profissão. Neste caso, principalmente os termos técnicos, podem causar estranhamento e a não-compreensão da mensagem.
Para evitar essa barreira, é importante estabelecer qual é o público que compõe o grupo que receberá a mensagem, seja um informativo para os colaboradores ou uma ação de inbound marketing para os potenciais clientes.
Conhecer a audiência é crucial para adaptar a mensagem e a linguagem utilizada, tornando-a mais natural e direcionada para esse público. Consequentemente, ela se torna mais compreensível e eficaz.
Barreiras físicas e geográficas
Além do aspecto semântico, outra barreira bastante comum nos processos de comunicação, e que deve ser evitada no modelo empresarial, são fatores físicos e geográficos.
Neste caso, é preciso considerar aspectos como distância, canais ágeis, possíveis interrupções e o aumento de potenciais ruídos para a transmissão da mensagem.
Especialmente no caso de empresas com operações em várias cidades, com deslocamento constantemente a trabalho, ou mesmo com a adesão do modelo híbrido, é fundamental criar protocolos e adotar ferramentas para estabelecer a comunicação para além de e-mails ou conversas pessoalmente.
Afinal, isso pode criar um limitador nas operações e qualidade do trabalho, reduzindo a resolução de problemas.
A tecnologia se mostra uma importante aliada nesse processo, agregando ferramentas de videos, sistemas corporativos à distância, aplicativos de mensagem e possibilitando até o desenvolvimento de intranets online e em tempo real ou mesmo redes sociais corporativas.
Além desses ruídos principais, há ainda a barreira psicológica, que implica nas condições mentais dos envolvidos na comunicação. Neste caso, estereótipos, crenças e diferentes visões de mundo podem impactar na transmissão/recepção adequada da mensagem.
Detalhes da comunicação empresarial
Ao elaborar um plano de comunicação para o seu negócio, é necessário se atentar a alguns aspectos cruciais para estabelecer um processo efetivo, como os mostrados a seguir:
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Defina o objetivo do plano
O primeiro passo no desenvolvimento do plano de comunicação de uma empresa é definir metas. Pense em resultados de curto, médio e longo prazo.
Todas as ações devem ser coerentes com o diagnóstico de mercado, do público interno e a estratégia da empresa, contribuindo para o alcance de resultados positivos e a criação de comunicações mais claras e direcionadas, bem como alinhadas ao propósito.
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Faça uma análise de mercado completa
Um plano de comunicação corporativa eficaz leva em consideração os valores internos, as ações realizadas, o público-alvo e os objetivos da empresa.
Mas também é interessante entender quais ações foram tomadas com sucesso por outras empresas do seu nicho para identificar a quais mensagens o público responde melhor.
Além disso, é preciso avaliar qual formato de conteúdo funciona melhor, quais canais são mais interessantes e descobrir quais ações são mais bem aceitas pelo mercado e que podem ser desenvolvidas pelos profissionais.
Conheça os veículos de comunicação
Além dos jornais e revistas tradicionais, existem diversos meios de comunicação mais inovadores, como as redes sociais.
Determinar o meio a ser usado envolve conhecer seu público-alvo. Primeiro, você precisa saber para quem sua mensagem vai se dirigir, seja interna ou externamente.
Para isso, pense nas pessoas que consomem seu produto ou serviço, bem como quais colaboradores receberão um determinado informativo.
Ter clareza quanto a isso é fundamental para saber onde você pode disponibilizar a mensagem e como ela será construída.
Defina os indicadores de resultado
Os indicadores devem ser usados para avaliar a eficácia do plano de ação. A análise determina se as atividades planejadas estão dentro do cronograma e das metas propostas.
Tente identificar as principais métricas de desempenho, como taxas de erro e retrabalho, satisfação do cliente, dados de visitas ao site e engajamento de mídia social.
Com métricas claramente definidas, será possível entender onde estão os pontos positivos do plano de comunicação de um negócio e onde ele precisa ser revisto para um melhor desempenho.
Pronto: esses são os detalhes principais de um plano de comunicação empresarial de alta performance!
Texto originalmente desenvolvido pela equipe Ideal Marketing, plataforma e blog que sua empresa precisa para gerenciar e entender muito mais sobre marketing em um só lugar.
